Digitalisierung der Post

[rednag]

Hallo Freunde der gepflegten Heimnetze,

ich würde gerne meine anfallende eingehende Post/Dokumente von diversen Stellen und Ämtern von analogen Ordnern
auf ein digitales System umziehen und künftig darüber verwalten.
In meiner naiven Art stelle ich mir einen Docker für OCR und ein System für die Ablage vor.
Von paperless-ng(g) habe ich zumindest schonmal was gehört.
Gegeben sind natürlich ein Multifunktionsdrucker welcher auf Netzwerkordner scannen kann, eine Synology und ein UGREEN.
Wobei ich eine mögliche Lösung gerne auf der UGREEN umsetzten möchte, da die Synology nur Backup ist.

Hat hierzu jemand Erfahrund oder das sogar schon umgesetzt und will/kann davon berichten?
Ich freue mich auf eure Tipps, Vor,- und Ratschläge.

 

[blurrrr]

EcoDMS gäbe es z.B. auch noch, gibt es auch als Docker-Version. Nebst dem gibt es noch etwas namense Papermerge, hab ich mir aber nie angesehen. Gibt aber sicherlich auch noch viele andere, muss man halt mal schauen, was einem so zusagt Nutze selbst aber kein DMS, von daher kann ich auch nix weiter dazu beitragen

 

[tiermutter]

Ich bin kein Freund von paperless und co... ich nutze es zwar nicht für diese Zwecke, sondern nur für digitalisierte Bücher, aber mir missfällt der Gedanke, die Daten in einem Container liegen zu haben, zumal ich die Bedienung alles andere als praktisch finde.
Was spricht gegen eine Ablage in SMB Ordner? Wenn das halbwegs gut organisiert ist, findet man auch schnell was man braucht... ich brauche nichtmal die Suchfunktion, geschweige denn eine Volltextsuche.
Und ganz wichtig: Mache dir vorher eine Aufstellung, welche Sachen nach der Digitalisierung vernichtet werden können und nach welcher Zeit, und welche besser auch in Papierform aufbewahrt werden sollten

 

[the other]

Moinsen,
ich bin da durchaus ein Freund von paperlessngx . Bisher keine doofen Erfahrungen gemacht, das Suchen und Finden gelingt zuverlässig. Auch werden die gescannten / verarbeiteten Dokumente ja durchaus auch als Original in einem (anzugebenden) Ordner außerhalb des eigentlichen Containers gespeichert, zusammen mit eben auch Datenbank usw.
Ich habe paperlessngx im Container in einer debian VM auf Proxmox. Die von paperless verwalteten Dateien werden dazu einmal direkt in der VM gespeichert, es erfolgt dann aber auch ein Sync mit dem Share auf dem NAS sowie mit dem PC (beim Einschalten per script).
Dadurch habe ich immer drei Versionen aller paperless Dateien (der komplette ./data Ordner eben mit allem drin). Zusätzlich erfolgt automatisiert ein dump der Datenbank inkl. sync der dumps ebenfalls auf NAS (es werden immer 60 Versionen aufbewahrt). Das NAS wird natürlich (inkl. der Dateien von paperlessngx) regelmäßig per backups gesichert...

Damit ist der workflow eigentlich ganz nett:
- der scanner speichert direkt im consume ordner für paperless...
- Email Anhänge werden im consume Ordner (auf dem NAS) abgelegt und verarbeitet von paperless...
- per Erweiterung speichert paperless auch gleich die ganze Email...
- auch office Dateien werden direkt dank Erweiterung gespeichert bzw. verarbeitet...

Und die letzten Steuererklärungen (bzw das Suchen und Finden der Nachweise) waren entspannt. Und auch wenn ich mal wieder die Anleitung für XYZ suche...passt für mich.

 

[the other]

Moinsen,
und konkreter zu deiner Frage

Wobei ich eine mögliche Lösung gerne auf der UGREEN umsetzten möchte, da die Synology nur Backup ist.

*falscher italienischer Akzent AN: ich habe gar kein Auto äh Ugreen NAS. Aber eine Syno...

Vor der Installation unter proxmox hatte ich es auf dem Synology NAS (die + Version kann ja mit containern). Ich gehe mal stumpf davon aus, dass dein ugreen das ebenso kann.
Auf dem NAS dann docker / den container manager installiert, den gewünschten Speicherort für alles (media, consume, export) angegeben (ein share auf dem NAS) und eine für mich passende docker compose angelegt und dann lief es eigentlich auch schon...
Zusätzlich dann ein Konto mit passenden Rechten für den Scanner (darf eben nur in den consume Ordner schreiben, sonst nix) bereitgestellt.
Den Scanner dann einmal so eingerichtet, dass alles direkt im consume Ordner landet und eine 2. Einstellung, damit ich auch in einem anderen Ordner speichern kann.

Wichtig dann aber auch: eine backup Strategie. Dazu nutze ich den in paperlessngx enthaltenen document exporter. Dieser sichert per script täglich alles als export Datei einmal weg in einen weiteren Ordner auf dem NAS.
Am Ende hatte ich da dann:
- den data Ordner von paperlessngx (per bind mount auf dem NAS) mit allen Dokumenten auch im Original
- den export Ordner für den tgl. Export der paperlessngx wichtigen Daten und thumbnails der Dokumente und Metadaten
- den Datenbank dump Ordner mit den regelmäßigen dumps der reinen Datenbank, die paperless nutzt
Diese dann einmal per snapshot replication auf das backup NAS sowie per Hyperbackup auf selbiges sowie auf externe Medien.
Und außerdem noch mal ein automatisierter Syncjob der Dateien auf den PC...

Mittlerweile bin ich mit paperlessngx mehrfach umgezogen, habe auch einige Versionssprünge erlebt. Mit dem Import der zuvor angelegten document exporter Datei lief das jedesmal fast von selbst und alles war zuverlässig am Start.

Ebenso wichtig: sich gut mit dem Programm vertraut machen und den eigenen Workflow kennen und ggf. anpassen...sich vielleicht von alten Gewohnheiten bei der Ordnerstruktur verabschieden...es gibt da einige gute Empfehlungen, etwa eher eine sehr flache Ordnerhierarchie zu betreiben für die Dokumente usw.

Am Ende: ist schnell mal eingerichtet zum Probieren, braucht aber etwas Zeit und Hirnschmalz, damit es wirklich entspannt läuft und automatisiert Dinge erleichtert (wenn gewünscht).

 

[Stationary]

EcoDMS hatte ich mal eine Lizenz, würde ich aber für den Privatgebrauch nicht empfehlen und selbst auch nicht mehr kaufen. Zum einen ist die Versionierung overkill, zum anderen liegen die Dokumente hinterher in einem proprietären Format vor, und zum dritten ist das Updaten auf Neudeutsch gesagt “a pain in the neck”. Und nach nach zwei Jahren werden wieder Lizenzkosten fällig, sonst gibt es keine Updates mehr.
Ich bin mittlerweile auf paperless-ngx umgestiegen, das ist für den Privatanwender um ein Vielfaches einfacher zu bedienen, die Dokumente liegen als PDF vor und bei passender Installation liegen die Dokumente nicht im Container, sondern in einem Ordner, der auf ein anderes Gerät gesichert werden kann (z.B. nachts per cronjob) und diese Sicherung kann man auch einer Neuinstallation von paperless-ngx ganz einfach wieder unterschieben (sofern die Neuinstallation dasselbe Datenbankformat, bzw. bei Postgres dieselbe Version verwendet). Ich bin mit paperless-ngx wesentlich zufriedener, als ich es jemals mit EcoDMS war.
Das gestern im anderen Thread berichtete Problem hängt mit OCRmyPDF zusammen, wenn die PDFs kommerzielle Druckvorlage-PDFs mit Definition von bestimmten Farbräumen sind, dann kann das Probleme machen. Bei selbstgescannten Dokumenten hast Du das Problem in der Regel nicht, und bei den üblichen als PDF eingehenden Rechnungen und Dokumenten hatte ich das bisher auch nicht. Nur mit dieser japanischen Betriebsanleitung, da muß ich das PDF noch mal anders vorbereiten.
Aber darum geht es hier nicht, paperless-ngx wäre mein Favorit. Läuft bei mir auf einem Pi5 mit SSD und wird nachts auf die Diskstation gesichert.
Das OCR mittels OCRmyPDF/Tesseract ist im paperless-ngx Stack integriert.