Document Management Systeme - Einscannen und automatisiert ablegen?

[tiermutter]

Moin zusammen,

ich hab da nochmal was:
Der Papierkram geht mir so langsam auf die Nerven, jeden Mist bekommt man per Post und der Kram landet dann fein strukturiert in Ordnern... anderer Kram hingegen kommt per Mail und wird ebenfalls fein strukturiert auf dem NAS abgelegt. Unterm Strich hat man die Unterlagen nie beisammen und ich würde gerne alles auf die digitale Ablage umschwenken.
Das bedeutet, dass es zunächst sehr sehr sehr viel zum Einscannen und Sortieren gibt, später dann weniger, aber dafür regelmäßig.
Ich habe schon öfter von DMS gehört, die die Ablage automatisieren sollen. Dazu habe ich mir mal kurz ecoDMS angeschaut und direkt keine Lust mehr darauf gehabt, da der Funktionsumfang doch erheblich mehr ist als ich brauche und die Anwendung daher kompliziert erscheint.

Ist ein DMS überhaupt das was ich brauche?
Was könnte ich einsetzen und womit habt ihr Erfahrungen?

Wichtig ist natürlich, dass das Einrichten und Administrieren von dem Ganzen nicht mehr Zeit erfordert, als das manuelle Einscannen und sortieren...

Cheers!

 

[blurrrr]

Ich hab zwar von EcoDMS keine Ahnung (hatte ich mir mal vor Ewigkeiten (etliche Jahre her) angeschaut, aber nicht weiter verfolgt), aber die Summe der wiederkehrenden Tätigkeiten auf X Jahre gerechnet... da macht eine Einarbeitung sicherlich schon Sinn. Ebenso ggf. die Erstellung von Vorlagen für bestimmte Dokumente (wiederkehrende Rechnung eines Lieferanten). Kostet zwar initial alles wesentlich mehr Zeit, als die Sachen kurz wegzusortieren, aber auf Dauer wird man da sicherlich einiges an Zeit gespart haben. Ich persönlich habe sowas nicht laufen, hab halt mein Ordnersystem mit entsprechend benannten Dateien (was den Vorteil hat, dass es "immer" funktioniert), bei einem DMS .... mh... wenn da mal die Datenbank kaputt geht (schon klar, Backup und so ) oder es einfach keine entsprechende Clientsoftware für das Endgerät gibt... mh... alles nicht so meins. Hab zwar öfters mal drüber nachgedacht, aber bisher nie in die Tat umgesetzt. Liegt mitunter auch daran, dass mir die meisten Systeme in irgendeiner Art und Weise nicht gepasst haben

 

[tiermutter]

bei einem DMS .... mh... wenn da mal die Datenbank kaputt geht

Da geht es schon los... so eine Lösung will ich auch gar nicht. Die Daten müssen schon in ihrer reinen Form in die bestehende Ordnerstruktur gesteckt werden, sodass die (PDF-) Daten mit jedem Gerät ohne Spezialsoftware abgerufen und bearbeitet werden können.

 

[rednag]

Für Synology gibts SynOCR. Das scannt da drüber und macht daraus ein "durchsuchbares" Dokument draus.
Kannst also innerhalb des Dokuments nach Schlagworten etc. suchen.
Gibt auch anpassbare Regeln dazu. Beispiel: Wird im Dokument das Wort "Rechnung xyz" gefunden, wird es automatisiert in den Ordner "Rechnungen xyz" abgelegt.
Weiß grad nicht ob es sowas ähnliches auch für QNAP gibt.
Hab mir ganz kurz auch mal EcoDMS angeguckt. Gesehen, wieder gelöscht.
Auch wegen der bereits erwähnten Bedenken der Datenbank.
Also @tiermutter, Synology kaufen

 

[tiermutter]

Das wäre schon eher etwas für meinen Zweck
Die Erkennung und Sortierung wäre natürlich etwas umfangreicher. Ich schaue mal ob es sowas auch für QNAP gibt, die beiden schauen sich ja gerne mal was voneinander ab.
Ansonsten habe ich endlich mal einen Grund um mir eine kleine Syno hierhin zu stellen

 

[rednag]

Zu klein und zu alt aber bitte auch nicht.
zumindest Docker sollte lauffähig sein.
Das SynOCR nutzt nämlich zur Texterkennung einen Docker.
Dieser wird aber nur bei Bedarf gestartet.
Eine Übersicht über die Geräte welche Docker unterstützen gibts unter https://www.synology.com/de-de/dsm/packages/Docker

 

[tiermutter]

Bevor ich mich tagelang einlese: Was wäre denn ein recht preiswertes, gebrauchtes Gerät, dass dafür in Frage käme?

 

[rednag]

2Bay ab DS218 und aufwärts würde ich mal gucken. 1Bay würde ich keinem mehr empfehlen.
Synology hat aber auch einen "NAS-Berater".
Für den ersten groben Überblick recht brauchbar.

 

[the other]

Moinsen,
Docker läuft nur auf plus Modellen, sagt synology...
https://www.synology.com/de-de/dsm/packages/DockerAlso mindestens die 218plus...
https://www.amazon.de/Synology-DS218-Bay-DiskStation-Diskless/dp/B075L82DP1

 

[blurrrr]

Nur um das nochmal so generell in den Raum zu werfen: Gibt auch noch einen Haufen anderes DMS-Zeugs (OpenSource), kostet halt nur Zeit sich das mal anzuschauen (ggf. testweise zu installieren).